GDPR

Digitalni pomoćnik j.d.o.o. · Vrijedi od 18. listopada 2026.

Ovaj dokument opisuje kako Digitalni pomoćnik j.d.o.o. obrađuje i štiti osobne podatke unutar sustava Ordinacija+ te koja prava imaju ispitanici prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) i propisima Republike Hrvatske.

1. Podaci o društvu

Naziv društva

DIGITALNI POMOĆNIK j.d.o.o.

Sjedište

Kružina 12, 21311 Žrnovnica, Hrvatska

OIB

87399020728

MBS

060464762

Registarsko tijelo

Trgovački sud u Splitu

Zastupnik

Domina Amižić, član uprave

Kontakt za zaštitu podataka

kontakt@ordinacija.plus

Digitalni pomoćnik j.d.o.o. (dalje: „mi”) razvija i održava sustav Ordinacija+ (dalje: „Sustav”), namijenjen vođenju privatnih ordinacija i poliklinika.

2. Uloge: ordinacija kao voditelj, mi kao izvršitelj obrade

Podaci o pacijentima koji se unose u Sustav, uključujući zdravstvene podatke, osobni su podaci čiji je voditelj obrade ordinacija ili poliklinika koja Sustav koristi (dalje: „Ordinacija”). Ordinacija određuje svrhu i sredstva obrade i odgovorna je za zakonitost obrade, informiranje pacijenata i prikupljanje privola kada su potrebne.

Digitalni pomoćnik u odnosu na te podatke djeluje kao izvršitelj obrade u smislu članka 28. Opće uredbe. Podatke obrađujemo isključivo prema dokumentiranim uputama Ordinacije, na temelju ugovora o pružanju usluge i ugovora o obradi osobnih podataka koji s Ordinacijom sklapamo prije početka korištenja Sustava.

Za podatke korisničkih računa osoblja Ordinacije (ime, e-mail, uloga, zapisi o prijavi) i za podatke prikupljene putem web stranice ordinacija.plus mi smo voditelj obrade; ti su podaci opisani u Politici privatnosti.

3. Svrha i opseg obrade u Sustavu

U okviru rada Sustava osobni se podaci obrađuju radi:

• upravljanja korisničkim računima i pristupom: dodavanje, ažuriranje i deaktivacija računa osoblja, prijava i autentifikacija, dodjela uloga i ovlasti (administrator, recepcija, liječnik, fizioterapeut) te evidencija aktivnosti radi sigurnosti,
• vođenja rasporeda termina: zakazivanje, premještanje i otkazivanje termina po liječniku, sobi i lokaciji, lista čekanja i radno vrijeme,
• vođenja kartona pacijenta: identifikacijski i kontaktni podaci, povijest termina, nalazi s dijagnozama (MKB-10), terapijski zapisi, obrasci prvog dolaska, privole, potvrde i uvjerenja te dokumenti koje Ordinacija učita,
• obavještavanja pacijenata: slanje podsjetnika na termin putem SMS-a ili WhatsAppa s poveznicom za otkazivanje, te slanje dokumenata e-poštom, ako Ordinacija tu mogućnost koristi,
• naplate i evidencije plaćanja: paketi usluga, rate, dugovanja i dnevni promet, u skladu sa zakonskim i računovodstvenim propisima,
• izvještavanja: zbirni izvještaji o popunjenosti, prometu i radu po zaposleniku za potrebe upravljanja Ordinacijom,
• podrške i razvoja: otklanjanje tehničkih poteškoća i poboljšanje Sustava.

4. Kategorije podataka

• Pacijenti: ime i prezime, datum rođenja, OIB, adresa, telefon, e-mail, podatak o tome kako su saznali za Ordinaciju, primarni liječnik.
• Zdravstveni podaci pacijenata (posebna kategorija, članak 9. Opće uredbe): dijagnoze, nalazi, terapijski zapisi, upitnici, potvrde i uvjerenja, dokumenti.
• Privole i obrasci: sadržaj potpisanih privola i obrazaca, vrijeme i način potpisa.
• Osoblje Ordinacije: ime i prezime, titula i specijalizacija, e-mail, uloga, radno vrijeme, potpis i pečat ako ih Ordinacija unese.
• Financijski zapisi: usluge, cijene, uplate, paketi, dugovanja.
• Tehnički zapisi: vrijeme prijave, zapisi o pregledu nalaza (tko je i kada otvorio koji nalaz), zapisi o slanju obavijesti.

5. Način prikupljanja podataka

• Izravno od Ordinacije: unosom u Sustav tijekom svakodnevnog rada ili prijenosom postojeće evidencije pri uvođenju.
• Izravno od pacijenta: ispunjavanjem obrasca prvog dolaska, privole ili upitnika putem poveznice koju mu Ordinacija pošalje.
• Automatski: evidencija aktivnosti u Sustavu radi sigurnosti i sljedivosti.

Ordinacija odgovara za sadržaj koji unosi i učitava, posebice za to da dokumenti ne sadrže nezakonite ili suvišne osobne podatke.

6. Pravni temelj obrade

Pravni temelj obrade podataka pacijenata određuje Ordinacija kao voditelj obrade. U pravilu je riječ o:

• obradi nužnoj za pružanje zdravstvene zaštite i vođenje medicinske dokumentacije (članak 9. stavak 2. točka h Opće uredbe i propisi o zdravstvenoj zaštiti i podacima u zdravstvu),
• ispunjavanju zakonskih obveza, uključujući računovodstvene propise (članak 6. stavak 1. točka c),
• izvršavanju ugovora s pacijentom (članak 6. stavak 1. točka b),
• privoli pacijenta, kada je zakon zahtijeva, primjerice za pojedine obavijesti ili dodatne podatke (članak 6. stavak 1. točka a i članak 9. stavak 2. točka a). Privola se može povući u svakom trenutku.

Obradu podataka osoblja i podataka s web stranice provodimo na temelju ugovora i legitimnog interesa (sigurnost Sustava, sprječavanje zlouporabe).

7. Razdoblje čuvanja

Podatke čuvamo za vrijeme trajanja ugovora s Ordinacijom i prema njezinim uputama. Rokove čuvanja medicinske dokumentacije i financijskih zapisa određuju propisi Republike Hrvatske, a za njihovu primjenu odgovorna je Ordinacija kao voditelj obrade. Nakon prestanka ugovora podatke vraćamo Ordinaciji u strojno čitljivom obliku i brišemo ih iz Sustava u ugovorenom roku, osim ako nas zakon obvezuje na daljnje čuvanje.

8. Gdje se podaci čuvaju i tko im pristupa

Sustav se izvodi u certificiranom podatkovnom centru u Frankfurtu, Njemačka, unutar Europske unije. Podaci su šifrirani u prijenosu i u mirovanju.

Za pojedine funkcije koristimo podizvršitelje obrade, s kojima imamo sklopljene ugovore koji jamče razinu zaštite u skladu s Općom uredbom:

• pružatelj poslužiteljske infrastrukture sa sjedištem u EU: baza podataka, pohrana datoteka i autentifikacija, s podatkovnim centrom u Frankfurtu,
• pružatelj usluge slanja SMS i WhatsApp poruka te pružatelj usluge slanja e-pošte, isključivo za podsjetnike i obavijesti koje Ordinacija uključi; tim se pružateljima prenosi samo broj ili adresa primatelja i sadržaj poruke,
• alat za praćenje tehničkih pogrešaka u Sustavu, konfiguriran tako da ne prima zdravstvene podatke.

Popis podizvršitelja s podacima o sjedištu dio je ugovora o obradi podataka i dostavlja se Ordinaciji; o promjenama podizvršitelja Ordinaciju obavještavamo unaprijed. Unutar Digitalnog pomoćnika podacima pristupaju samo ovlaštene osobe kojima je to nužno za podršku i održavanje, uz obvezu povjerljivosti. Podaci se javnim tijelima ustupaju samo kada to propisuje zakon.

9. Sigurnosne mjere

• šifriranje podataka u prijenosu (TLS) i u mirovanju,
• sustav uloga i ovlasti: svaka uloga vidi samo podatke potrebne za svoj posao,
• zapis pristupa nalazima s imenom korisnika i vremenom,
• lozinke koje se nikada ne pohranjuju u čitljivom obliku, uz mogućnost obvezne promjene pri prvoj prijavi,
• redovite sigurnosne kopije i mogućnost obnove podataka,
• procjena učinka na zaštitu podataka (DPIA) i prateća dokumentacija dostupna Ordinaciji,
• obveza povjerljivosti i edukacija osoba koje održavaju Sustav.

10. Prava ispitanika

Svaki ispitanik ima pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prijenos podataka, prigovor te povlačenje privole bez utjecaja na zakonitost dosadašnje obrade. Pacijenti svoja prava ostvaruju kod Ordinacije koja ih liječi, jer je ona voditelj obrade; mi Ordinaciji pružamo tehničku pomoć da zahtjev izvrši u Sustavu. Zahtjev koji zaprimimo izravno proslijedit ćemo nadležnoj Ordinaciji bez odgađanja.

Osoblje Ordinacije i posjetitelji web stranice prava ostvaruju izravno kod nas, na kontakt@ordinacija.plus.

11. Povrede osobnih podataka

O svakoj povredi osobnih podataka koja utječe na podatke Ordinacije obavijestit ćemo Ordinaciju bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja, s informacijama potrebnima da Ordinacija ispuni svoje obveze prema nadzornom tijelu i ispitanicima.

12. Pritužbe

Ako smatrate da se vaši podaci obrađuju protivno propisima, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr, ili nadzornom tijelu u državi članici EU u kojoj imate uobičajeno boravište ili radno mjesto.

13. Izmjene

Ovaj dokument možemo povremeno mijenjati radi usklađivanja s izmjenama propisa ili promjenama u obradi. Važeća verzija uvijek je objavljena na ovoj stranici, a o bitnim promjenama Ordinacije obavještavamo unaprijed.